Việc nhận thù lao có thể khó khăn đến mức nào, còn người quản lý họ hiểu vì sao việc xử lý các khoản thanh toán thường chậm trễ. Nhiều công ty chưa có hệ thống hóa đơn đơn giản để sửa những điểm hỏng ở quy trình. Bài viết này tổng hợp chia sẻ của Matt Saincome, nhà sáng lập OutVoice, về cách khắc phục vấn đề hóa đơn và giúp người viết tự do nhận tiền đúng hạn một cách bền vững.
Câu chuyện bắt đầu từ chiếc máy sắp xếp bằng gỗ
Matt từng nếm trải vấn đề này ở ba vai trò khác nhau. Khi còn là người viết tự do, ông cảm thấy việc đòi thù lao giống như một công việc thứ hai. Khi trở thành biên tập viên tại SF Weekly, ông phải dành cả một ngày mỗi tháng chỉ để xử lý hóa đơn và giấy tờ hành chính cho đội ngũ cộng tác viên.
Có lần, giám đốc biên tập đưa cho ông một dụng cụ cũ kỹ phủ bụi bằng gỗ, dùng để sắp xếp hóa đơn theo thứ tự chữ cái. Ông phải in hóa đơn, ký tên, xếp vào dụng cụ ấy rồi mang tới phòng nhân sự để gửi séc giấy. Điều đáng nói là ông đang ngồi ở trung tâm công nghệ của San Francisco, nhưng lại phải dùng thiết bị hàng thế kỷ để trả 50 đô la cho một bài đã xuất bản hai tuần.
Matt Saincome nhận định rằng cách trả thù lao cho người sáng tạo nội dung hiện nay còn lạc hậu như thời đồ đá, và nó cần được làm khác đi.
Về sau, khi điều hành tờ báo hài The Hard Times cùng bạn bè, ông tìm kiếm một giải pháp dễ dùng như Mailchimp dành cho hóa đơn xuất bản nhưng không thấy. Các công cụ có sẵn thường tính phí theo từng người mỗi tháng, trong khi nhiều cộng tác viên chỉ viết một bài mỗi năm. Ông bèn cùng người đồng sáng lập tự xây dựng OutVoice.
Vì sao nhà xuất bản khó trả tiền đúng hạn
Theo Matt, nguyên nhân đầu tiên là nhà xuất bản luôn đối mặt với nhiều vấn đề cấp bách hơn. Thị trường quảng cáo đã thay đổi, kiếm tiền ngày càng khó, nên các giải pháp được chào mời thường xoay quanh doanh thu. Điều này dễ hiểu, nhưng hệ quả là công cụ vận hành bị bỏ quên, và những sự kém hiệu quả âm thầm tích tụ cho đến khi doanh nghiệp bị đóng băng ở trạng thái lỗi thời.
Con số minh họa của Matt cho thấy quy mô vấn đề. Giả sử công ty xuất bản 50 nội dung mỗi ngày, trong đó 20% cần tiếp nhận người viết mới và 10% hóa đơn bị nộp sai. Kết quả là khoảng 250 chuỗi email liên quan đến nhiều phòng ban, và con số đó lặp lại vào ngày hôm sau.
| Biến số | Giá trị minh họa | Hệ quả |
|---|---|---|
| Nội dung mỗi ngày | 50 | Khối lượng thanh toán liên tục |
| Tỷ lệ cần tiếp nhận người viết | 20% | Nhiều vòng trao đổi thông tin |
| Tỷ lệ hóa đơn nộp sai | 10% | Phải sửa và gửi lại |
| Chuỗi email mỗi ngày | 250 | Công việc chồng chất, thanh toán trễ |
Cái giá thật sự: mất nhân tài mà không hay biết
Hãy đặt mình vào vị trí nhà báo vừa được nhận một bài đề xuất hay. Đến lúc nhận thù lao, bạn phải đăng ký vào một hệ thống cũ, in giấy, quét tài liệu, tự soạn hóa đơn mà không có mẫu, rồi chờ hai tháng trôi qua. Lần sau, khi có ý tưởng mới, bạn sẽ gửi cho nơi nào trả tiền tốt hơn và tôn trọng thời gian của bạn hơn.
Nhiều ấn phẩm đang mất người giỏi mà không nhận ra, vì họ chỉ nhìn vào lượt nhấp và doanh thu cuối tháng. Thực tế, cả lượt nhấp lẫn doanh thu đều bắt nguồn từ người tạo nội dung. Theo Matt, nền móng của doanh nghiệp xuất bản nằm ở việc quản lý và trả công đội ngũ tự do hiệu quả, và theo ông, tới 99% doanh nghiệp chưa làm được điều đó.
Ba nguyên tắc để sửa quy trình hóa đơn
Matt cho rằng giải pháp không cần cách mạng, chỉ cần đơn giản và hợp lý. Ông tóm gọn thành ba nguyên tắc mà bạn có thể áp dụng, dù dùng công cụ nào.
- Tự động hóa: OutVoice rút gọn một quy trình mà đội ngũ ở 3 phòng ban phải mất từ 30 đến 40 phút xuống còn một cú nhấp chuột. Cuối năm, hệ thống còn tự gửi biểu mẫu thuế và thu thập thông tin thuế của người viết.
- Tích hợp vào quy trình hằng ngày: bạn đằng nào cũng nhấn nút xuất bản, nên hãy nhấn nút xuất bản và thanh toán cùng lúc thay vì chạy hai quy trình tách biệt.
- Phân quyền theo vai trò: biên tập viên nắm thông tin thỏa thuận sẽ đưa khoản trả vào hàng chờ, còn kế toán theo dõi theo thời gian thực và gắn cờ khoản nào bất thường.
Ở nhiều tổ chức, người thực hiện thanh toán gần như không có thông tin và cũng không quan tâm đến chi tiết từng khoản. Họ chỉ cần ngân sách tổng và vài khoản lệch chuẩn, chẳng hạn khi hầu hết khoản trả nằm giữa 250 và 500 đô la nhưng một khoản bỗng lên tới 5000 đô la. Với phân quyền đúng, bạn tránh được cảnh thêm một người vào cuộc trò chuyện chỉ để xác nhận con số mà hai bên đã thống nhất.
Chậm trả tiền có phải là cố ý
Nhiều người viết tin rằng việc chậm trả là có chủ đích, và Matt thừa nhận điều đó đôi khi đúng. Qua trò chuyện với hàng nghìn nhà xuất bản, ông ước tính khoảng 5% đến 10% đơn vị cố tình trì hoãn để xoay vòng dòng tiền, xem người viết như một chiếc thẻ tín dụng.
Phần còn lại, từ 90% đến 95%, chậm trả vì hệ thống cũ kỹ và không được tự động hóa. Nếu bạn là người quản lý, hãy xem đây là tin tốt, bởi nguyên nhân thuộc về quy trình nên bạn hoàn toàn sửa được.
Lợi ích vượt xa việc trả tiền nhanh hơn
Ben Sailer, người dẫn chương trình và là khách hàng của OutVoice, chỉ ra rằng quy trình hóa đơn tốt còn cải thiện quan hệ giữa các bộ phận. Khi thanh toán liên tục chậm, các cuộc tranh cãi về lỗi của ai thường nổ ra, và chúng chẳng dễ chịu với bất kỳ ai. Khi nguyên nhân được giải quyết, nhiều căng thẳng nội bộ tự biến mất.
- Bạn thu hút và giữ chân người viết giỏi vì có thể quảng bá việc trả tiền cực nhanh.
- Bạn có quan hệ tốt hơn với người viết, bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự.
- Bạn loại bỏ nhiều ma sát vận hành mà trước kia bạn tưởng là chuyện bình thường.
Matt viện dẫn một nghiên cứu mà ông nhớ đại khái: khoảng 60% người sẵn sàng chấp nhận giảm lương nếu công cụ làm việc bớt gây bực bội. Công cụ tốt khiến bạn quý đồng nghiệp và công việc hơn một chút.
Ông cũng cho biết một khách hàng lớn xem OutVoice như công cụ thu hút và giữ chân nhân tài. Họ thậm chí công khai với người viết rằng bạn sẽ được trả bằng cách này, tức cách nhanh hơn mọi nơi khác. Ở góc độ khác, một nhà quản lý tài chính không còn phải ký duyệt từng khoản sẽ bớt trở thành điểm nghẽn mà đồng nghiệp phàn nàn.
Bắt đầu từ đâu để sửa quy trình của bạn
Nếu bạn có người viết tự do và muốn mở rộng đội ngũ một cách tự tin, Matt khuyên bạn nên khởi đầu bằng một nền tảng sạch sẽ, giống như bắt đầu bản tin bằng công cụ chuyên dụng thay vì danh sách email cá nhân rồi chuyển đổi sau. Ông cho biết OutVoice có gói với mức giá khoảng 39 đô la mỗi tháng, một khoản nhỏ với hầu hết nhà xuất bản.
| Cách làm cũ | Cách làm đề xuất |
|---|---|
| Bảng tính, in giấy và chuyển tay từng bộ phận | Một nền tảng gắn liền quy trình xuất bản |
| Nhờ người viết tự quét và gửi biểu mẫu thuế | Tự động thu thập thông tin khi tiếp nhận người viết |
| Kế toán duyệt mù quáng hoặc hỏi lại từng khoản | Phân quyền, theo dõi thời gian thực và gắn cờ khoản bất thường |
Biến việc trả công thành lợi thế
Trả tiền đúng hạn không chỉ là chuyện kế toán, mà còn là nền móng cho lượt truy cập, doanh thu và uy tín của thương hiệu. Khi bạn tự động hóa quy trình, phân quyền hợp lý và tôn trọng thời gian của người viết, bạn giữ chân được nhân tài và giảm hẳn căng thẳng nội bộ. Vì vậy, hãy rà soát quy trình thanh toán ngay hôm nay, chọn một giải pháp phù hợp ngân sách và để đội ngũ dồn sức cho nội dung xuất sắc.
