ERP là thuật ngữ quan trọng được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong công tác điều hành và quản lý. Tuy nhiên thực tế không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này. Vậy thực tế hệ thống ERP là gì? Vai trò và ứng dụng của ERP trong doanh nghiệp ra sao? Bạn hãy cùng VietMoz khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm ERP là gì?
Khái niệm ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, một hệ thống giúp quản lý tất cả các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nếu trước đây, ta thường sử dụng các phần mềm rời rạc và thiếu tính liên kết thì với ERP, mọi thứ sẽ được tích hợp vào 1 hệ thống duy nhất.
Hệ thống ERP sẽ quản lý các quy trình mang tính “cốt lõi”, chẳng hạn như: sản xuất, bán hàng, kế toán, nhân sự,…Thông qua các báo cáo tổng quát và chi tiết trên một nền tảng tập trung, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt hoạt động của phòng ban và có những chiến lược phát triển phù hợp.
Các loại hệ thống ERP
Hiện nay, có thể phân loại hệ thống ERP thành 3 nhóm:
ERP đám mây
ERP đám mây cho phép bạn truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý đảm bảo hệ thống Internet ổn định để dữ liệu được cập nhật liên tục.
ERP cục bộ
Với ERP cục bộ, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy chủ của doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể toàn quyền kiểm soát 100% thông tin của doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật.
ERP kết hợp
Phương pháp này là sự kết hợp giữa cả ERP đám mây và ERP cục bộ. Đây cũng là loại hình được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất trong công tác điều hành, quản lý.
Vai trò của hệ thống ERP với doanh nghiệp
Với khả năng hợp nhất và liên kết các phần mềm, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đạt được một số lợi ích nhất định bao gồm:
Quản trị tối ưu nguồn nhân lực
Nhờ sự hỗ trợ của ERP, công tác quản lý nhân sự trong tổ chức trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. ERP giúp nhà quản trị theo dõi sát sao thời gian làm việc, nghỉ ngơi cũng như khối lượng công việc cụ thể của từng nhân sự, qua đó đưa ra đánh giá về lương, thưởng cũng như các chính sách đãi ngộ khác.
Quản lý thông tin khách hàng
“Khách hàng là thượng đế”, là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên hành trình phát triển và quảng bá thương hiệu. Đây chính là nguồn lợi nhuận to lớn của doanh nghiệp, vì thế, nắm bắt và chăm sóc khách hàng là việc rất cần được coi trọng.
Hệ thống ERP trong quản lý khách hàng của doanh nghiệp sẽ lưu trữ đầy đủ các thông tin của khách hàng bao gồm tên, tuổi, địa chỉ và những vấn đề của họ. Từ đó, bộ phận truyền thông, kinh doanh sẽ có thêm ý tưởng để thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng.
Kiểm soát thông tin tài chính
ERP lưu trữ mọi thứ liên quan đến tài chính tại một nơi, hạn chế tối đa những tiêu cực có thể xảy ra trong quá trình tổng hợp dữ liệu. Bên cạnh đó, một số hệ thống ERP còn giúp bạn tạo ra các bản báo cáo tài chính đạt chuẩn chỉ bằng những thao tác đơn giản và nhanh chóng.
Tăng tốc quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Có thể coi ERP là một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ chuẩn bị nguyên liệu, quản lý đầu vào, thành phẩm cho tới đóng gói. Mọi thứ được hợp nhất trên một giao diện cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng năng suất lao động.
>>> Xem thêm: CRM là gì? Tìm hiểu quản trị quan hệ khách hàng đầy đủ
Kiểm soát chất lượng và quản lý dự án
ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi sự đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, từ đó lên kế hoạch và phân bổ nhân sự hợp lý theo nhu cầu. Một số hệ thống ERP còn có thể tự động kiểm tra thế mạnh của mỗi nhân viên dựa trên cơ sở dữ liệu và tự động gán họ vào từng tác vụ của dự án.
Quản lý hàng tồn kho
ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian và nhân lực trong công tác quản lý hàng tồn kho. Hệ thống ERP sẽ cho biết các thông số như số lượng, vị trí hàng tồn kho, tình trạng nguyên vật liệu,…
Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán số liệu chi tiết về vật liệu cần nhập thêm, hàng nào cần bán ra trước,… qua đó giảm chi phí, giảm số lượng nhân sự dư thừa và tăng nhanh tốc độ làm việc.
>>> Xem thêm: 50+ thuật ngữ Digital Marketing quan trọng không thể bỏ lỡ
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty
Hệ thống ERP giúp cho quá trình liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, chi nhánh trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, đây cũng là một trong những cách làm hiệu quả giúp giảm thiểu sự xung đột trong quyền lợi, thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức.
Có thể thấy, ERP đã, đang và sẽ ngày càng khẳng định vai trò của nó trong công tác quản lý doanh nghiệp. Hiểu và áp dụng đúng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững hơn trong tương lai. Theo dõi Vietmoz để cập nhật những thông tin bổ ích về Marketing nhé!
