Sự phát triển mạnh mẽ của xã hội kéo theo yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng kéo theo việc các doanh nghiệp phải nhanh nhạy hơn trong việc thấu hiểu nhu cầu và đáp ứng mong muốn của khách hàng. Cũng chính vì mục đích này mà phương pháp Kaizen đã ra đời, giúp doanh nghiệp thích nghi với thực tại, hội nhập với thế giới, cụ thể Vietmoz sẽ chia sẻ sau đây!
Phương pháp Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ do người Nhật tạo nên, nó có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Trong tiếng Anh cũng có thuật ngữ marketing tương tự, đó là “ongoing improvement”. Thuật ngữ này chỉ sự cải tiến không ngừng của toàn bộ bộ máy nhân sự, từ ban lãnh đạo cho đến ban quản lý, từng nhân viên.
Không chỉ được áp dụng trong kinh doanh mà phương pháp Kaizen còn có thể áp dụng được trong tất cả khía cạnh khác như đời sống cá nhân, gia đình, xã hội, công sở.
Lịch sử của phương pháp kinh doanh Kaizen
Tại Nhật Bản, phương pháp kinh doanh Kaizen đã xuất hiện từ hơn 50 năm trước. Và Toyota chính là công ty đầu tiên thực hiện triết lý này và thực hiện một cách thành công.
Cụ thể, phương pháp Kaizen lần đầu được ứng dụng vào sau Chiến tranh thế giới thứ hai. Triết lý này nhanh chóng nhận được sự chú ý từ các giảng viên thuộc chuyên ngành quản trị chất lượng và các doanh nghiệp Mỹ.
Đáng kể nhất là Kaizen đã góp phần quan trọng, tạo nên phương thức Toyota (Toyota Way) và sự thành công đột phá của Toyota giữa thời kỳ kinh tế Nhật Bản khó khăn. Kể từ đó, thuật ngữ Kaizen trở nên phổ biến khắp thế giới, được hầu hết doanh nghiệp Nhật Bản, cho tới các công ty quốc tế, công ty đa quốc gia áp dụng.
Các nguyên tắc để thành công của phương pháp Kaizen
Lấy khách hàng làm trung tâm
Sản phẩm và dịch vụ được định hướng theo nhu cầu thực tế của thị trường, gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng. Để từ đó, tập trung vào cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, phương pháp kinh doanh Kaizen phải nhắm tới mục tiêu cải tiến, quản trị chất lượng và gia tăng các lợi ích của sản phẩm, dịch vụ.
Không ngừng cải tiến
Khái niệm “hoàn thành” của phương pháp Kaizen không có nghĩa là là ngừng công việc mà là hoàn thành giai đoạn này, để tiếp tục chuyển sang giai đoạn sau đó. Doanh nghiệp phải luôn cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng.
Xây dựng văn hóa không đổ lỗi
Trong phương pháp Kaizen, mỗi nhân viên phải tự chịu trách nhiệm về công việc của chính mình, bất kể cấp bậc. Để dám thẳng thắn đối diện với lỗi sai, thiếu sót trong công việc, thừa nhận và sẵn sàng sửa chữa, nâng cao năng lực của bản thân. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng quy định, nội quy công ty để thúc đẩy tính tự giác, ý thức trách nhiệm cho toàn thể nhân viên.
Thúc đẩy văn hóa mở
Doanh nghiệp cần tổ chức định kỳ, thường xuyên các buổi chia sẻ giữa các bộ phận, phòng ban, công ty để nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm cũng như giúp đỡ nhau, giải quyết các vướng mắc.
Khuyến khích làm việc nhóm
Doanh nghiệp cần xây dựng cấu trúc nhân sự theo khuynh hướng các đội nhóm để các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trưởng nhóm phải hiểu rõ toàn bộ công việc chung và có khả năng sắp xếp công việc phù hợp cho từng thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, các thành viên phải tích cực phối hợp với nhau, tôn trọng cá tính của những thành viên khác để đem lại kết quả làm việc tốt nhất cho nhóm.
Cách áp dụng quy trình Kaizen cho doanh nghiệp
Quy trình Kaizen 8 bước
- Bước 1: Lựa chọn chủ đề Kaizen
- Bước 2: Phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp để xác định mục tiêu Kaizen.
- Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
- Bước 4: Xác định giải pháp tối ưu cho vấn đề đã tìm được ở trên.
- Bước 5: Thực hiện phương pháp Kaizen.
- Bước 6: Phân tích hiệu quả sau khi thực hiện giải pháp.
- Bước 7: Tiếp tục cải tiến và tối ưu giải pháp.
- Bước 8: Tiếp tục thực hiện chu trình Kaizen đã chuẩn hóa.
Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen
Câu trả lời là bất cứ doanh nghiệp đang ở quy mô, tình hình kinh doanh nào cũng có thể áp dụng phương pháp này. Theo đúng nguyên tắc “cải tiến không ngừng” mà Kaizen hướng tới, doanh nghiệp có thể giữ nguyên một phần và Kaizen – cải tiến những bộ phận khác. Doanh nghiệp có thể Kaizen ở nhiều thời điểm khác nhau:
- Kaizen – cải tiến khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng, giúp doanh nghiệp vực dậy và phát triển trở lại.
- Kaizen – cải tiến trong bối cảnh khó khăn do những yếu tố bên ngoài tác động, để duy trì hoạt động liền mạch, sẵn sàng cho sự hồi phục sau này.
- Đặc biệt, doanh nghiệp nên Kaizen – cải tiến trong quá trình đang vận hành, để giải quyết kịp thời các vấn đề cơ bản như quản lý nhân sự, sản xuất, công văn giấy tờ,… tiết kiệm thời gian, chi phí.
Lợi ích của Kaizen
Lợi ích hữu hình
- Từ những cải tiến nhỏ liên tục trong phương pháp Kaizen, kết hợp lại để tạo nên những kết quả lớn, trong thời gian dài.
- Cải tiến giúp giảm lãng phí chi phí, đồng thời, nâng cao năng suất sản xuất và vận hành doanh nghiệp, bằng cách: giảm số lượng hàng tồn kho và hàng không đạt tiêu chuẩn, giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho, giảm thời gian chờ đợi và vận chuyển hàng hóa, trau dồi kỹ năng làm việc, ứng biến của nhân viên, …
- Cải tiến và đồng bộ hệ thống vận hành doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn, giúp tiết kiệm thời gian sản xuất, tăng lợi nhuận.
Lợi ích vô hình
- Nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của toàn bộ cán bộ nhân sự của doanh nghiệp bởi mỗi một cá nhân đều được nhận thức rõ vị trí, công việc của bản thân và của bộ phận.
- Tạo cơ hội cho từng cá nhân được đưa ra ý tưởng đóng góp, cải thiện, được lắng nghe và ghi nhận ý kiến.
- Góp phần xây dựng nền văn hoá và thói quen tự giác, kỷ luật trong doanh nghiệp.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, làm việc nhóm, tăng sự đoàn kết nội bộ.
Trên đây là những chia sẻ của các chuyên gia về phương pháp Kaizen được áp dụng rất phổ biến trên toàn thế giới được Vietmoz tổng hợp. Đây là phương pháp giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh thông qua việc giảm chi phí, tăng năng suất làm việc của từng cá nhân cho tới tất cả bộ máy nhân sự.
