Đối với một cửa hàng kinh doanh bán hàng online thì việc quản lý đơn hàng chính là yếu tố quan trọng bậc nhất. Vậy nên để hiểu cụ thể hơn về quản lý đơn hàng là gì và những điều cần biết khi quản lý đơn hàng, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn một số thông tin hữu ích giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là một quá trình theo dõi tình trạng của các đơn hàng online và xử lý tất cả các vấn đề có liên quan đến đơn hàng đó. Ví dụ như: chuẩn bị hàng, in đơn hàng, đóng gói, lấy hàng, vận chuyển và giải quyết các vấn đề sau khi giao hàng. Tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp cũng như sản phẩm mà họ kinh doanh để đưa ra hình thức quản lý đơn hàng khác nhau. Nhìn chung có thể kể đến 4 hình thức quản lý đơn hàng, đó là:
- Quản lý dựa theo sản phẩm: các sản phẩm sẽ được phân loại dựa theo mặt hàng, màu sắc, kích cỡ,…để việc quản lý các đơn hàng trở nên cụ thể và dễ dàng hơn.
- Quản lý trực tiếp: bằng việc chia nhân viên theo các nhóm nhỏ để có thể theo dõi các đơn hành một cách cụ thể và chặt chẽ hơn dưới sự giám sát của người trưởng nhóm hay chủ doanh nghiệp.
- Quản lý theo địa lý: xác định đối tượng khách hàng theo từng khu vực qua đó giúp việc quản lý dễ dàng hơn.
- Quản lý theo chức năng: chia nhân sự theo từng nhóm để quản lý từng khu vực giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng, sát sao, chi tiết cụ thể hơn.
Để có thể trả lời việc quản lý đơn hàng có tốt hay không dựa vào rất nhiều yếu tố như nguồn lực nhân viên, cơ sở vật chất của doanh nghiệp, việc chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi bán hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn làm tốt việc quản lý đơn hàng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nâng cao doanh thu và lợi nhuận.
Bởi thông qua công cụ quản lý chủ doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc phân loại khách hàng và đưa ra các kế hoạch cụ thể, chi tiết vào đúng thời điểm như đưa ra số lượng hàng mới đang có xu hướng yêu thích và giải quyết số hàng tồn kho.
Những điều cần biết khi quản lý đơn hàng
Để doanh nghiệp của bạn có thể càng ngày càng lớn mạnh cũng như đạt được nhiều doanh thu và lợi nhuận thì cần phải quan tâm đến việc quản lý đơn hàng cụ thể là các bước quản lý đơn hàng cơ bản như: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và giải quyết các vấn đề khách hàng cần hỗ trợ, quan tâm chăm sóc sau khi đã bán hàng.
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Thường sẽ có 4 vấn đề xảy ra ở phần tiếp nhận này đó là đặt hàng trước, đặt hàng order, đặt hàng lại và purchase order. Với loại đặt hàng trước tức là đặt hàng khi sản phẩm sắp được tung ra thị trường và phải cọc lại cho nhà cung cấp. Đây có thể coi là một chiến lược để khiêu gợi sự tò mò của khách hàng trước khi sản phẩm ra mắt.
Đặt hàng order là hàng hoá có thể đang ở kho của người bán hoặc không, người bán đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và nhà cung cấp. Tiếp đến là đơn hàng đặt lại tức là các sản phẩm sắp hết chỉ còn với số lượng nhỏ sẽ được các nhà cung cấp bán lẻ tiếp nhận.
Cuối cùng là purchase order là các đơn hàng mà doanh nghiệp của bạn sẽ mua những nguyên vật liệu hoặc các sản phẩm nguyên vẹn từ nhà cung cấp.
Bước 2: Xử lý các đơn hàng và đưa ra các cách giải quyết khi khách hàng cần hỗ trợ
Đây có thể coi là bước quan trọng nhất của quá trình quản lý đơn hàng. Vì nó liên quan đến rất nhiều các công đoạn khác như đóng gói, thái độ của shipper,…Vậy nên để làm tốt việc này nên lưu ý về tốc độ xử lý đơn hàng và luôn phải đặt mục tiêu làm hài lòng khách hàng lên hàng đầu.
Đặc biệt để đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất và tăng cơ hội quay trở cũng như nâng tầm uy tín của doanh nghiệp bạn nên cần làm tốt các vấn đề mà khách hàng phản ánh lại để nhận được những phản hồi tích cực.
Bước 3: Quan tâm chăm sóc khách hàng thường xuyên sau khi đã bán hàng
Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả là không bỏ qua bước chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Để doanh nghiệp của bạn tốt lên từng ngày thì bạn nên lắng nghe những phản hồi của khách hàng xem họ có đang hài lòng về sản phẩm hay đang gặp phải vấn đề như thời gian giao hàng lâu, giao thiếu số lượng hàng,…để kịp thời hỗ trợ khách.
Ngoài ra nên đưa ra các voucher giảm giá vào các dịp đặc biệt hay các tin nhắn chúc mừng vào dịp tết, sinh nhật để khách hàng cảm thấy mình được quan tâm và họ sẽ nhớ đến doanh nghiệp đó mỗi khi có nhu cầu.
Giải pháp quản lý đơn hàng giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp và đây được coi là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Mong rằng với những chia sẻ trên đây của Vietmoz đã giúp bạn hiểu hơn về quản lý đơn hàng là gì.
