Sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng cao kéo theo việc các doanh nghiệp phải tối giản quy trình làm việc của đội ngũ nhân viên, quản lý công việc kinh doanh một cách khoa học nhất. Do đó, hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng từ A tới Z trong bài viết sau đây sẽ giúp bạn nhanh chóng cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống quản lý bán hàng là gì?
Hệ thống quản lý bán hàng là hệ thống các quy trình, phần mềm được phát triển và sử dụng đồng loạt trong mọi hoạt động liên quan tới bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống quản lý việc bán hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đề ra các chiến lược, chính sách phù hợp.
Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý thông qua đội ngũ nhân sự hoặc với các phần mềm, công nghệ hiện đại. Hiện nay, với ưu điểm độ chính xác cao hơn, rút ngắn thời gian quản lý thì hệ thống bán hàng bằng công nghệ đang ngày càng được ưa chuộng nhiều hơn so với hệ thống quản lý hoàn toàn bằng con người. Ngoài ra, còn ngăn ngừa nguy cơ doanh nghiệp bị nhân viên “qua mặt” gian lận về việc bán hàng ra thị trường.
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ
Một hệ thống quản lý bán hàng bài bản và chuyên nghiệp dành cho mọi doanh nghiệp đòi hỏi đảm bảo đáp ứng được những yếu tố sau đây:
Hệ thống quản lý sản phẩm
Tất cả các sản phẩm cần được quản lý một cách khoa học bằng cách phân chia rõ ràng theo nhóm sản phẩm, có mã vạch riêng biệt. Việc tối giản thông tin qua mã vạch sản phẩm sẽ giúp việc quản lý, tìm kiếm và thống kê sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.
Hệ thống quản lý kho hàng
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong đó có hàng tồn kho của tất cả các kênh bán hàng, từ trực tiếp cho tới gián tiếp. Để đảm bảo doanh nghiệp luôn nắm rõ số lượng sản phẩm xuất – nhập – tồn. Từ đó, chủ động trong việc nhập hàng hóa, đảm bảo không thiếu hàng hoặc thừa hàng quá nhiều, gây tăng chi phí tồn kho hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Thêm vào đó, sử dụng hệ thống quản lý còn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa, tăng chi phí nhập hàng.
Hệ thống quản lý nhân viên
Ngoài việc quản lý nhân viên chặt chẽ theo từng bộ phận, cấp bậc thì doanh nghiệp còn phải đào tạo nhân viên để nhân viên hiểu rõ cách vận hành hệ thống quản lý bán hàng. Đây cũng là một trong những công cụ hỗ trợ chiến lược Marketing của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý khách hàng
Hệ thống quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng và cập nhật thường xuyên. Từ danh sách này, đưa ra các chương trình ưu đãi, khuyến mãi phù hợp cho khách hàng thân thiết hoặc các dịp lễ tết, sinh nhật.
Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho chuỗi cửa hàng
Nếu là một doanh nghiệp, công ty hay cửa hàng với quy mô vừa và nhỏ thì áp dụng phương pháp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trên đây hoàn toàn phù hợp. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn với số lượng cửa hàng nhiều hơn thì cần hệ thống quản lý chi tiết và phù hợp hơn, cụ thể như phần tiếp theo chia sẻ.
kinh doanh, bán hàng theo chuỗi nên sẽ có những vấn đề lớn cần phải tập trung vào nhất.
Quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu và điều chuyển
Điều này bao gồm việc quản lý toàn bộ số lượng hàng hóa nhập, số lượng hàng hóa xuất ra, tồn kho,… của tất cả các chi nhánh, đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa ở mọi chi nhánh đều được quan tâm và bổ sung kịp thời. Ngoài ra, kịp thời đưa lượng hàng hóa tồn cao ở chi nhánh này điều chuyển qua qua chi nhánh khác thiếu hàng.
Xem xét và so sánh hiệu quả hoạt động của các chi nhánh
Thống kê tất cả doanh số, doanh thu của tất cả các chi nhánh bán hàng thuộc hệ thống doanh nghiệp của bạn. Để từ đó, so sánh tình hình hoạt động, tìm hiểu nguyên nhân vì sao có cửa hàng lại có doanh thu giảm so với những cửa hàng khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn đưa ra các phương pháp giải quyết vấn đề, giúp cửa hàng tăng doanh số bán hàng.
Phân quyền cho các nhân viên cấp dưới
Khi có nhiều chi nhánh đồng nghĩa với việc có số lượng nhân viên nhiều thì doanh nghiệp cần phân quyền cụ thể cho nhân viên cấp dưới khi truy cập vào hệ thống. Điều này giúp tránh tình trạng nhân viên của chi nhánh này lấy dữ liệu về khách hàng, doanh số… của các chi nhánh khác.
Trên đây là những hướng dẫn giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng để doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả tối đa. Hy vọng với những chia sẻ của Vietmoz sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoàn thiện, củng cố hơn về kiến thức cũng như kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp.
