10 mẹo tạo báo cáo SEO chuẩn chỉnh cho khách hàng

Hầu hết những người làm SEO đều cảm thấy khó khăn trong việc tạo báo cáo SEO cho khách hàng. Việc tạo ra các văn bản bản, biểu đồ với những chỉ số thuật ngữ cồng kềnh đôi khi là quá tải so với những kiến thức mà khách hàng nắm được. Để giải quyết vấn đề này, VietMoz gợi ý những mẹo giúp bạn báo cáo SEO chuẩn chỉnh hơn.

Tại sao báo cáo SEO là việc làm cần thiết cho khách hàng?

Hiện nay ngoài các dịch vụ Agency, thì có rất nhiều người làm SEO tự do đều cần đến các bản báo cáo SEO theo tháng/ quý/ năm tùy vào nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số lý do, mà chúng ta cần biết đây là công việc cần thiết:

Đối với người làm SEO

• Kiểm soát được các công việc bạn đã và đang tiến hành, cũng như kết quả đạt được đang ở mức độ như thế nào.
• Đánh giá được khả năng mức độ tăng trưởng của website sau khi đã thực hiện chiến lược SEO.
• Có số liệu để đo lường và phân tích các chỉ số nào cần được cải thiện.
• Có một bức tranh tổng quan về những gì mà bản thân đã thực hiện được, cũng như có cái nhìn xa hơn về những kế hoạch triển khai tiếp theo.

Đối với khách hàng:

• Nắm được kết quả đạt được trong thời gian qua, có kế hoạch phân bổ ngân sách cho những dự án SEO mới.
• Hiểu được chiến lược SEO hiện tại có đang vận hành theo chiều hướng tích cực hay không.
• So sánh các kênh chính của doanh nghiệp đang mang lại kết quả doanh thu như thế nào, từ đó biết cách để tập trung vào những kênh nào.

Một báo cáo SEO nên chứa những nội dung gì?

Tùy vào việc bạn thiết lập sự kỳ vọng của khách hàng đối với mình như thế nào thì báo cáo cần thể hiện được nỗ lực của bạn. Tất nhiên nó cũng phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của từng khách hàng, nhưng phần lớn bạn nên chú ý những nội dung chính sau đây:

• KPI về SEO: Phân tích đo lường các chỉ số SEO gắn chặt với tăng trưởng doanh thu.
• Tiến trình xếp hạng của website: Cụ thể xem thứ hạng các từ khóa quan trọng nhất đã cải thiện hoặc thay đổi như thế nào.
• Tiến trình lưu lượng không phải trả tiền: Tức là dữ liệu về lưu lượng người dùng truy cập trên trang trong khoảng thời gian nhất định.
• Hồ sơ backlink: Tổng quan các trang giới thiệu mới có giá trị thúc đẩy lưu lượng truy cập của người dùng.
• Sức khỏe của SEO: bao gồm khả năng hoạt động của website xét góc độ theo kỹ thuật SEO.

Như vậy, phải mất bao nhiêu lâu để bạn hoàn thành báo cáo SEO như này? Dựa trên những công việc mà chúng tôi đã từng triển khai và thực thi cho nhiều dự án SEO khác nhau, thì người làm SEO có thể dành vài tiếng mỗi tháng cho mỗi báo cáo SEO. Tất nhiên nó cũng sẽ phụ thuộc theo những yếu tố sau đây:

• Trách nhiệm của người làm SEO trong dự án đó.
• Mức độ phức tạp của dự án.
• Kinh kiệm và kiến thức SEO của bạn.
• Kinh nghiệm phân tích dữ liệu phù hợp với từng kiến thức của khách hàng.
• Định dạng báo cáo mà bạn và khách hàng dễ hiểu để trao đổi, phân tích.

10 mẹo tạo báo cáo SEO cho khách hàng thành công

Xác định mục tiêu chính của bạn

Mục tiêu của chính bạn tức là mục tiêu mà bạn đang thực hiện thay cho khách hàng của mình. Cụ thể là các mục tiêu SEO mà bạn cần phải đạt được mà khách hàng đã yêu cầu. Đây chính là nền tảng để tạo nên một báo cáo đầy đủ nhất khiến khách hàng phải cảm thấy hài lòng, và tin tưởng tiếp tục giao việc cho bạn.

Mục tiêu càng rõ thì việc tạo báo cáo sẽ càng trở nên đơn giản, bạn có thể hỏi trực tiếp khách hàng hàng của mình đang muốn cải thiện những yếu tố nào, mục tiêu chính mà khách hàng đang quan tâm…Nó có thể là doanh số bán hàng, lưu lượng người dùng truy cập website mỗi tháng.

Từ việc xác định mục tiêu bạn sẽ biết cách để theo dõi những chỉ số nào, và có kế hoạch để cải thiện những chỉ số đó. Ngoài ra, báo cáo không nhất thiết phải liệt kê những con số tốt đến đâu, thay vào đó bạn nên tập trung đạt được các mục tiêu tổng thể. Ví dụ tháng này bạn đã seo được 10 từ khóa xếp hạng thứ 1 trang 1, và nó mang lại cho khách hàng bao nhiêu khách hàng tiềm năng, tỷ lệ người mua hàng là bao nhiêu thì đây là kết quả cần phải đưa vào báo cáo SEO của bạn.

Tất nhiên để đạt được các mục tiêu này bạn sẽ thực hiện nhiều công việc khác nhau, bạn sẽ cần trình bày cho khách hàng rằng bạn đã làm như thế nào để đạt được chúng. Nó có thể bao gồm SEO Onpage, Offpage…Ngoài ra, bạn cần chứng minh cho khách hàng biết được rằng, việc SEO sẽ giúp họ có được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, bền hơn với thời gian, cũng như chi phí đầu tư rẻ hơn so với các kênh khác.

Chứng minh những nỗ lực SEO của bạn tác động tới doanh thu như thế nào?

Hầu hết, chúng ta sẽ chọn KPI làm chuẩn để biết doanh thu được tạo ra từ công việc SEO của bạn. Để chứng minh được vai trò SEO của bạn quan trọng như thế nào tới doanh thu, bạn có thể trình bày những điểm chính mà bạn sẽ cải thiện được cho họ. Thông thường nó sẽ bao gồm thứ hạng từ khóa, lưu lượng truy cập của người dùng, …Tóm lại, nỗ lực SEO của bạn được chứng minh thông qua kết quả doanh thu khách hàng mà khách hàng đạt được.

Hiểu được khách hàng của bạn

Việc hiểu khách hàng muốn gì và đang có kiến thức về SEO ở mức độ nào sẽ giúp bạn hình dung được cách để truyền đạt, báo cáo sao cho phù hợp. Bởi không phải khách hàng nào cũng có thể am hiểu về SEO.

Ví dụ: Khách hàng của bạn là một người am hiểu công nghệ thông tin, bạn có thể giữ lại các thuật ngữ mang tính chất kỹ thuật; ngược lại khách hàng của bạn là chủ cửa hàng thời trang đang cần bạn tối ưu hóa, thì hãy trình bày đơn giản hóa nhất có thể.

Chính Jeffrey Kelly của AssetLab cũng từng đề cập tới vấn đề này rằng:

“Phần quan trọng nhất của bất kỳ báo cáo SEO nào là hiển thị các số liệu kinh doanh mà khách hàng hiểu theo các điều khoản của họ”.

Cách tốt nhất mà chúng sẽ phải nhắc đi nhắc lại đó là hãy ghi nhớ các mục tiêu kinh doanh của khách hàng đồng thời xác định các chỉ số SEO sẽ giúp bạn truyền đạt tốt hơn.

Ngoài ra, bạn cần nhớ rằng báo cáo SEO này là đang cung cấp cho khách hàng không phải là dành cho bạn, và nhờ nó mà bạn sẽ trình bày chuẩn chỉnh hơn không sợ bị lạc hướng.

Giữ cho báo cáo đơn giản

Một báo cáo đơn giản sẽ giúp cho khách hàng không bị ngộp thở trước nhiều dữ liệu khác nhau, đơn giản là giúp cho khách hàng thẩm thấu nhanh hơn những nội dung chính mà bạn đang truyền đạt. Chắc hẳn không ai lại muốn gửi một báo cáo mà các số liệu khiến bạn khó giải thích.

Một báo cáo được coi là đơn giản khi bạn đảm bảo rằng nó nhanh cho cho khách hàng biết được những gì mà họ cần làm tiếp theo cho hoạt động đầu tư vào SEO. Tóm lại trong báo cáo bạn chỉ cần trình bày được những thách thức trước mắt,  những giải pháp khắc phục và kết quả đã được trong thời gian qua.

Có khá nhiều người làm SEO muốn trình bày tất tần tật kiến thức mà họ đang áp dụng trong cái công việc này. Tuy nhiên đây quả thực là 1 cách tiếp cạn thiếu khôn ngoan trong việc báo cáo SEO cho khách hàng. Đơn giản là họ chẳng quan tâm hay nhớ nổi các thuật ngữ như TF và CF, DA…Thay vào đó bạn nên tập trung vào việc làm nổi bật doanh thu, lưu lượng truy cập và ROI.

Giảm thiểu tối đa việc sử dụng thuật ngữ trong ngành

Với mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian giải thích những thuật ngữ khó hiểu mà khách hàng cũng chẳng bao giờ quan tâm đến nó. Đối với nhiều khách hàng, bạn chỉ cần mang đến cho họ các dữ liệu ở định dạng dễ hiểu nhất, để họ thấy được giá trị của công việc mà bạn đang làm.

Hiện nay có hơn 200 thuật ngữ SEO cơ bản, với những người mới thì khó lòng mà nói 1 lần là nhớ được hết chúng và khách hàng cũng tương tự. Giải pháp cho việc thay thế một thuật ngữ đó là cho họ 1 định nghĩa và giải thích theo hướng mà bất cứ ai không phải trong nghề cũng dễ hiểu được.

Tập trung đặt các vấn đề quan trọng lên trước

Muốn báo cáo SEO đơn giản nhất, bạn nên ưu tiên đặt các vấn đề quan trọng mà khách hàng đang quan tâm nhất. Cho dù đó chỉ là tổng lưu lượng truy cập/ số lần hiển thị hay chỉ là doanh thu từ lượt tìm kiếm không phải trả tiền.

Hoặc bạn có thể hiểu theo hướng sắp xếp mọi thứ trong báo cáo dựa trên sở thích mong muốn của khách hàng. Nhìn chung, khách hàng sẽ thích thú với các đồ thị hay biểu đồ thể hiện tiến độ của bạn trong việc xây dựng SEO cho họ.

Ngoài ra, bạn cũng thể lập một danh sách các gạch đầu dòng về tất cả những thông tin chi tiết quan trọng nhất. Bằng cách chắt lọc thông tin dữ liệu sao cho khách hàng đọc, nghe hiểu mà không cần phải tìm kiếm câu chuyện nào đó quá xa xôi trong hàng tá dữ liệu khác.

Xây dựng một bản tóm tắt nội dung báo cáo SEO

Bất kỳ một bài viết, một nội dung nào được trình bày cho người nghe, thì bạn cũng cần phải có cái outline để họ biết hành trình họ sắp sửa nghe. Nó giống như việc nắm rõ các ý sắp sửa được phân tích ra, tương tự báo cáo SEO cũng vậy.

Bản tóm tắt này cần báo cáo được những công việc mà bạn đã làm và những gì bạn tin rằng kết quả sẽ đạt được. Cùng với đó hãy giải thích việc gì đang diễn ra trôi chảy và việc gì cần phải làm tiếp theo để đạt được mục tiêu ban đầu mà bạn và khách hàng đã đề ra.

Tạo báo cáo SEO tự động bằng Google Data Studio

Có thể thấy Google đã và đang tạo nhiều công cụ hỗ trợ miễn phí cho mọi người, với Google Data Studio bạn dễ dàng tạo ra các trang tương tác tổng quan. Bạn cũng có thể linh hoạt kết nối nó với các nguồn dữ liệu khác nhau như Google Analytics, Google Search Console, Ahrefs, Moz…

Hơn hết, đây lại là công cụ giúp bạn thêm các chỉ số mà mình muốn theo dõi, dữ liệu sẽ tự động cập nhật. Nhờ đó mà bạn dễ dàng chia sẻ liên kết đó tới khách hàng của mình, giúp họ truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào.

Chứng tỏ giá trị của bạn

Một báo cáo chuyên nghiệp, làm bật nổi kiến thức giá trị của bạn đó là điều mà khách hàng mong đợi hơn so với việc chỉ cung cấp những dữ liệu đơn thuần. Nó giống như việc bạn truyền đạt ý tưởng thông qua những từ vựng chuyên ngành, tuy nhiên bạn nên biết cách tiếp cận vì mỗi khách hàng đều có kiến thức khác nhau.

Tại sao lại cần chứng tỏ giá trị của bạn? Đơn giản là để khách hàng không nghĩ rằng bạn đang lãng phí thời gian, tiền bạc của họ trong khi bạn đang cung cấp cho họ những giải pháp có giá trị.

Sử dụng mẫu template báo cáo SEO có sẵn

Hiện nay có nhiều mẫu template báo cáo SEO mà bạn có thể sử dụng bằng cách thay thế nội dung chính của mình. Hoặc bạn sử dụng một số công cụ hỗ trợ tạo báo cáo ví dụ như Canva để tinh chỉnh nội dung của mình, nhằm trình bày cho khách hàng hiệu quả hơn.

Ví dụ: bảng báo cáo thứ hạng các từ khóa

Kết luận

Có thể thấy với những người chưa bao giờ làm báo cáo SEO sẽ cảm thấy khó khăn, tuy nhiên với tư duy phân tích sâu cho từng nội dung chính. Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn nhiều khi thực hiện theo các mẹo mà chúng tôi vừa trình bày ở trên. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, bạn vui lòng để lại bình luận ngay dưới bài viết chúng tôi sẽ cố gắng phản hồi sớm nhất. Cảm ơn bạn đã đọc bài!

Nguồn: www.vietmoz.edu.vn
Bản quyền thuộc về Đào tạo SEO VietMoz
Vui lòng không copy khi chưa được sự đồng ý của tác giả

Nguồn tài liệu tham khảo:

34 Mẹo để Cung cấp Báo cáo SEO Mạnh mẽ cho Khách hàng

Steal Our SEO Report Template (Inspired by SEO Experts)